Зміст
«Відпустка без оплати — це не подарунок від роботодавця, а право працівника, яке важливо вміти використовувати грамотно.»
Ситуація, знайома багатьом: працівник просить кілька тижнів без оплати — через сімейні обставини, переїзд або виїзд за кордон. Роботодавець не знає, на скільки днів можна погодитись і що буде з ЄСВ у цьому місяці. Саме тому розберемо відпустку за власний рахунок у 2026 році — від термінів до звітності.
Відпустка за власний рахунок: що це і які є види
Відпустка за власний рахунок — це відпустка без збереження заробітної плати, яку надають працівнику за його заявою. Зарплату за цей час не нараховують і не виплачують.
Закон про відпустки передбачає два принципово різних підходи. Перший — обов’язковий: роботодавець не має права відмовити. Другий — за згодою сторін: підприємство і працівник домовляються між собою.
Обов’язково надати відпустку за власний рахунок потрібно таким категоріям:
- ветеранам війни та особам з інвалідністю — до 14 календарних днів на рік;
- матері або батьку, які виховують дитину з інвалідністю — до 14 днів;
- одинокій матері або батьку з дитиною до 14 років — до 14 днів;
- пенсіонерам за віком та особам з інвалідністю III групи — до 30 днів;
- особам, які одружуються або мають смерть близького родича — до 7 днів;
- сумісникам — на час щорічної відпустки за основним місцем роботи.
Відпустка за власний рахунок 2026: скільки днів можна взяти
Ліміт залежить від того, коли і за яких обставин оформлюється відпустка. У мирний час після 24 грудня 2023 року діє нова норма — до 30 календарних днів на рік за згодою сторін. До цієї дати ліміт становив лише 15 днів.
| Вид відпустки | Максимальний термін | Підстава |
|---|---|---|
| За згодою сторін (мирний час) | 30 к. днів на рік | ст. 26 Закону про відпустки |
| За згодою сторін (воєнний стан) | Без ліміту на весь період ВС | ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 |
| Для ВПО та тих, хто виїхав за кордон | До 90 к. днів за весь час ВС | ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 |
| Обов’язкова (для пільгових категорій) | Від 7 до 30 днів | ст. 25 Закону про відпустки |
Відпустка за власний рахунок під час воєнного стану
Закон України № 2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» суттєво змінив правила. Під час воєнного стану роботодавець і працівник можуть за взаємною згодою оформити відпустку без збереження зарплати на будь-який строк — без обмежень у 30 днів. Головна умова — обопільна згода і письмове оформлення.
Відпустка за власний рахунок у воєнний час може охоплювати весь його період. Тобто теоретично працівник може не виходити на роботу місяцями — за умови, що роботодавець погоджується і це закріплено наказом.
Відпустка за власний рахунок більше 15 або 30 днів
До грудня 2023 року ліміт становив 15 днів, і взяти більше за згодою сторін було юридично ризиковано. Після набрання чинності змінами ліміт збільшили до 30 днів у мирний час.
Під час дії воєнного стану це обмеження знято повністю. Наприклад, у заяві від 3 лютого 2026 року працівник може написати: «Прошу надати відпустку без збереження зарплати за згодою сторін на час воєнного стану тривалістю 90 календарних днів». І це буде цілком законно.
Чи зараховується відпустка за власний рахунок до стажу
З 24 грудня 2023 року відпустка за власний рахунок, яку надають за згодою сторін, не включається до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Це важливо: раніше вона зараховувалась, тепер — ні.
Відпустка для ВПО та тих, хто виїхав за кордон (до 90 днів), також не входить до відпускного стажу. Виняток — окремі обов’язкові відпустки для пільгових категорій: вони можуть зараховуватись залежно від підстави.
Практичний наслідок: якщо працівник взяв 3 місяці відпустки за власний рахунок під час воєнного стану, його робочий рік для розрахунку щорічної відпустки на цей час не рахується.
Як оформити відпустку за власний рахунок: заява і наказ
Порядок оформлення простий, але важливо дотриматись кожного кроку. Імпровізація тут коштує дорого — і для працівника, і для роботодавця під час перевірки Держпраці.
- Працівник подає письмову заяву на ім’я керівника з обов’язковим зазначенням підстави, терміну і дати початку відпустки.
- Якщо відпустка обов’язкова — додається підтверджуючий документ (довідка, свідоцтво тощо).
- Керівник розглядає заяву і погоджує або відмовляє (у випадку відпустки за згодою сторін).
- На підставі заяви видається наказ про надання відпустки — за типовою формою П-3 або в довільній формі.
- Наказ реєструється, працівник знайомиться з ним під підпис.
- Кадровик вносить дані до табеля обліку робочого часу.
Зразок заяви на відпустку за власний рахунок
Заява має містити такі елементи: кому адресована (посада і ПІБ керівника), від кого (посада і ПІБ працівника), суть прохання, посилання на норму закону, дата початку відпустки і її тривалість, дата подачі та підпис.
У разі оформлення під час воєнного стану в тексті заяви обов’язково вказують посилання на ч. 3 або ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 залежно від ситуації. Без цього посилання наказ вважатиметься оформленим з порушенням.
Наказ на відпустку за власний рахунок: зразок
Наказ повинен містити: назву підприємства, дату і номер, ПІБ та посаду працівника, вид відпустки, дату початку і закінчення, кількість календарних днів, посилання на норму закону. Підписує керівник або уповноважена особа.
У преамбулі наказу під час воєнного стану обов’язково вказують номер і дату Указу Президента про продовження воєнного стану та посилання на Закон № 2136.
Відпустка за власний рахунок і ЄСВ у 2026 році
Це питання хвилює бухгалтерів найбільше. Головне правило: якщо у місяці відпустки за власний рахунок зарплата виявилась нижчою за мінімальну (у 2025 році — 8 000 грн), потрібно донарахувати ЄСВ до мінімальної бази.
Алгоритм такий:
- Підрахувати фактичну базу ЄСВ за місяць (зарплата + інші виплати).
- Порівняти з мінімальною зарплатою.
- Якщо фактична база менша — розрахувати різницю і нарахувати ЄСВ з неї.
- Якщо дохід за місяць нульовий (весь місяць — відпустка за власний рахунок) — ЄСВ не нараховується.
- Але навіть з нульовим доходом працівника потрібно відобразити у звіті з ЄСВ із нульовими сумами в додатку Д1.
У додатку 4ДФ відпустку за власний рахунок не відображають окремим рядком — лише фактично нараховані доходи. Якщо доходів немає — рядок із нульовими даними.
Відпустка за власний рахунок у табелі: позначення
У табелі обліку робочого часу відпустку без збереження заробітної плати позначають кодом НБ — «неоплачувана відпустка». Деякі підприємства використовують власні коди, закріплені у внутрішніх документах. Заповнювати табель можна лише після видання підписаного наказу — жодних записів «заднім числом» без документального підтвердження.
Відпустка за власний рахунок для окремих категорій
Правила відрізняються залежно від того, хто оформлює відпустку:
- вчителі та педагогічні працівники мають право на обов’язкову відпустку за власний рахунок тривалістю до 3 місяців раз на 10 років для творчої роботи;
- медичні працівники користуються загальними правилами, але деякі категорії мають додаткові підстави згідно з галузевими угодами;
- особи з інвалідністю І та ІІ груп мають право на 60 днів обов’язкової неоплачуваної відпустки на рік, ІІІ групи — 30 днів;
- директор підприємства оформлює відпустку за власним наказом або рішенням засновника — залежно від статуту;
- ФОП з найманими працівниками надає відпустку за тими ж правилами, що й юридична особа.
Якщо у вас виникають питання щодо правильного оформлення відпустки за власний рахунок або відображення її у звітності — звертайтесь до нас, допоможемо розібратись у конкретній ситуації.
«Правильно оформлений документ сьогодні — це спокій і для працівника, і для роботодавця завтра.»
Відпустка за власний рахунок — законний і зручний інструмент. Головне — знати актуальні норми, особливо в умовах воєнного стану, де правила суттєво відрізняються від мирного часу. Грамотне оформлення від початку убезпечить від проблем під час будь-якої перевірки.
